Service public entreprises

Fiche pratique

Registres du personnel obligatoires

Vérifié le 01 janvier 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Tout employeur, sauf s'il s'agit d'un particulier employeur, doit obligatoirement détenir plusieurs registres : registre unique du personnel, registres relatifs aux conditions du travail et registre du comité social et économique (CSE).

L'employeur doit tenir un registre du personnel par établissement dès l'embauche du 1er salarié (ou dès l'arrivée d'un stagiaire). Il doit inscrire les informations suivantes dans l'ordre chronologique des embauches :

  • Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité 
  • Carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise 
  • Type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) par exemple 
  • Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail 
  • Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Ce registre peut être tenu sur support numérique.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

 À noter

les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Un registre des accidents bénins peut être mis en place par l'employeur après autorisation de la CPAM sous certaines conditions (présence obligatoire d'un infirmier ou infirmière notamment). Il remplace la déclaration des accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux. Il n'est pas obligatoire.

Ces registres doivent être mis à la disposition des personnes suivantes :

  • Salarié
  • Comité social économique (CSE)
  • Médecin du travail
  • Inspection du travail
  • Services de prévention des organismes de sécurité sociale
  • Organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail
  • Si nécessaire, inspecteurs de la radioprotection

Les données collectives d'exposition aux facteurs de pénibilité, évalués selon les critères du compte personnel de prévention de la pénibilité (CPPP) doivent y figurer en annexe.

  À savoir

le livre de paie, qui reproduit les mentions du bulletin de salaire, n'est pas obligatoire. L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.

Le document unique d'évaluation des risques professionnels comprend les informations suivantes :

  • Résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés de votre entreprise
  • Inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de votre établissement
  • Point de départ de la démarche de prévention de votre entreprise

Ce document doit être mis à la disposition des personnes suivantes :

  • Salariés
  • Médecin du travail lorsqu'il est intégré à votre entreprise
  • Membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE)
  • Inspecteur ou le contrôleur du travail
  • Agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale

L'absence de transcription ou de mise à jour du document d'évaluation des risques peut être sanctionné d'une contravention de 1 500 €(3 000 € en cas de récidive).

L'employeur qui ne présente pas l'un de ces registres à l'inspection du travail encoure une contravention de 450 €.

Ce registre spécial a pour objet de recueillir les alertes 

  • du représentant du personnel au comité social et économique (CSE), qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement,
  • des salariés qui estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

L'alerte consignée par écrit doit être datée et signée. Elle doit préciser les produits utilisés par l'établissement dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE estime qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

L'employeur 

  • examine la situation avec le représentant du personnel qui lui a transmis l'alerte,
  • informe le salarié des suites qu'il entend donner à cette alerte.

Le lanceur d'alerte auteur de dénonciation calomnieuse peut être puni de 5 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.

Depuis le 1er janvier 2020, le registre des délégués du personnel est remplacé par le registre du CSE.

Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l'employeur.

Il est tenu à la disposition des salariés, de l'inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE.

L'absence de registre constitue un délit d'entrave au fonctionnement du CSE qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.

Ne pas présenter le registre à l'inspecteur du travail peut être sanctionné d'une contravention de 450 €.